Privacy Policy van het Scheepsbouwkundig Gezelschap "William Froude"

Versie 1.0 26 juni 2019 te Delft 

Onderstaande Privacy Policy is opgesteld naar aanleiding van de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Privacy Policy bestaat uit twee delen: het algemene deel, dat geldt voor alle leden en het activiteiten specifieke deel, dat van kracht gaat als een lid zich aanmeldt voor een activiteit. Verder is er in de Privacy Policy te vinden welke gegevens het Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” (kort: ‘S.G. “William Froude”’ of ‘Froude’) van haar leden bewaart en waarom en hoelang zij dit doet. Ook staat er in met welke instanties bepaalde gegevens gedeeld worden. 

Privacy Policy Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” - Algemeen

Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” gevestigd aan Mekelweg 2 te Delft, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van haar leden zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Hierin kan gevonden worden welke gegevens worden bewaard en met welk doel deze bewaard worden. Verder kan het lid hierin haar rechten en bij wie hij of zij moet zijn voor vragen of informatie.

Contactgegevens:
Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude
Mekelweg 2
2628 CD Delft
+31 (0) 15 27 89772
info@froude.nl

1. Overzicht van de persoonsgegevens

Het Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” verwerkt je persoonsgegevens omdat je lid bent geworden van de vereniging en/of gebruikt maakt van haar diensten. Door lid te worden van de studievereniging ga je lid akkoord met deze Privacy Policy.
Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken.

Persoonsgegevens

Reden

Bewaartermijn

Algemene persoonsgegevens

Naam

Initialen

Geslacht

Om lid te zijn van het S.G. “William Froude” heeft de vereniging je basis gegevens nodig om je te kunnen identificeren.

Onbepaalde termijn*

Adresgegevens

Adres

Postcode

Woonplaats

Om lid te zijn van de vereniging heeft de vereniging je adresgegevens nodig.

Froude gebruikt adresgegevens voor het versturen van haar publicaties, uitnodigingen, kaarten en overige correspondentie per post.

Tot uitschrijven lid**

Contactgegevens

Email adres

Telefoonnummer

De vereniging gebruikt je e-mailadres voor het bekend maken van haar activiteiten via e-mail.

Verder worden deze gegevens gebruikt om informatie van maritiem gerelateerde bedrijven te verstrekken aan een lid.

Telefoonnummers worden gebruikt om leden te bereiken wanneer ze deelnemen aan activiteiten of gevraagd worden voor een commissie.

Onbepaalde termijn*

TU Delft gegevens

Studienummer

Studiefase

 

Het S.G. “William Froude” gebruikt studienummers om te controleren of haar leden nog ingeschreven staan bij de TU Delft.

Verder controleert het Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” met behulp van studiefases of haar leden in de BSc., MSc, of afgestudeerd zijn. Dit doen dit zij om relevante e-mails te sturen en daarmee spam te verminderen.

Tot uitschrijven lid**

Financiële gegevens

IBAN nummer

BIC Code

De financiële gegevens worden enkel verwerkt met extra toestemming van het lid, door middel van het invullen van een incasso formulier of deelname aan een betaalde activiteit.

Financiële gegevens kunnen verwerkt dan wel gedeeld worden met Exact (het boekhoudprogramma wat gebruikt wordt door Froude) ten behoeve van het uitvoeren van incasso’s of het herkennen van transacties.

Tot uitschrijven lid**

Foto’s

Door deel te nemen aan activiteiten van het Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” ga je er mee akkoord dat de vereniging foto’s maakt en deze gebruikt voor promotionele doeleinden, zoals staat vermeld in de algemene voorwaarden. De foto’s zullen niet gekoppeld worden aan andere persoonsgegevens.

De foto’s zullen in het archief opgeslagen worden voor onbepaalde termijn

* De gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard totdat het lid aangeeft hier bezwaar tegen te hebben. Deze gegevens kunnen nog gebruikt worden voor het organiseren van reünies en dergelijke evenementen.

** Bij het uitschrijven van het lid kan ervoor gekozen worden om oud-lid te worden, hierbij blijven deze gegevens bewaard en wordt het desbetreffende lid overgeplaatst naar de oud-leden databank.

Naast deze persoonsgegevens verwerkt het Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” overige gegevens die met toestemming aan ons zijn verleend. Het Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” behoudt het recht om meer persoonsgegevens op te vragen als andere evenementen hierom vragen. Deze zijn aangegeven in de Privacy Policy voor evenementen.

2. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

De verenging verzamelt paspoortnummers, id-kaartnummers en allergieën in speciale gevallen. Deze kunnen worden gevonden in de Privacy Policy voor evenementen.

De vereniging heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers of leden die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzamelt worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@froude.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

3. Geautomatiseerde besluitvorming

Het Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

4. Bewaartermijnen van de persoonsgegevens

Het Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. De bewaartermijnen zijn te vinden in onder sectie 1.

5. Delen van persoonsgegevens met derden

Het Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” verkoopt je gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een vewerkersovereenkomst, deze bedrijven zijn te vinden in sectie 5.2 om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen tenzij anders overeengekomen in de verwerkersovereenkomst.

5.1 Toegang tot informatie

Het bestuur van het Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” en de beheerders van de website -  Verenigingenweb, onderdeel van GenkGo - hebben toegang tot de databank waar de persoonsgegevens in staan opgeslagen. De data staat opgeslagen op de servers van Genkgo.

5.2 Overige diensten waar persoonsgegevens mee worden gedeeld

Genkgo
De website en database wordt gehost door Genkgo. Je gegevens zijn daardoor opgeslagen op de servers van Genkgo.

Exact
Het boekhoudprogramma waarmee het S.G. “William Froude” werkt is Exact. Met dit programma worden al je contact- en financiële gegevens gedeeld, deze zijn opgeslagen op de servers van Exact.
Deze gegevens worden door Exact gebruikt voor het verwerken en herkennen van declaraties en betalingen, het uitsturen van incasso’s indien hiervoor getekend is en het afschrijven van de jaarlijkse contributie.

TU Delft
Om onze database up-to-date te houden, krijgen we periodiek een update van de TU Delft. Hierdoor kunnen we controleren of leden nog studeren aan de TU Delft. Hiervoor wordt je studentnummer gedeeld met de Centrale Studenten Administratie (CSA) van de TU Delft.
Verder maken wij gebruik van de ‘webdrive’ van de TU Delft. Dit is een cloudopslag gehost door de TU Delft. Hierop bewaren wij data voor de gehele vereniging.

StudyStore
Alleen studentenaantallen zullen worden gedeeld met StudyStore om een indicatie te kunnen geven hoeveel studenten er starten aan een bepaald vak en hiermee StudyStore een betere inschatting te kunnen laten maken van het aantal te bestellen boeken.
Bij het plaatsen van een bestelling zal StudyStore vragen je eigen gegevens die zij nodig achten om de boeken op te sturen in te vullen. Om te weten wat StudyStore met je gegevens doet, raadpleeg de Privacy Policy van StudyStore.  

BladNL
Je algemene gegevens en je adresgegevens worden gedeeld met de drukker BladNL voor het versturen van het verenigingsblad het Boegbeeld.

6. Delen van gegevens met de Vereniging Oud Leden (VOL)

De Vereniging Oud Leden, de VOL, is een onderdeel van Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude”. Leden die afstuderen kunnen een formulier invullen waarbij ze aangeven oud lid te worden na het afstuderen. Gegevens kunnen vrij overgezet worden van de ledendatabase naar de alumnidatabase omdat het onder de zelfde vereniging valt.

7. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kun je zelf doen via ‘Gegevens wijzigen’ of in ‘Mijn profiel’ in het ledenportal op de website. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door het S.G. “William Froude” en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Wil je gebruik maken van je recht op bezwaar en/of het recht op gegevensoverdraagbaarheid of heb je andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar secretaris@froude.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoort- of documentnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je eigen privacy. Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op je verzoek reageren.

Het S.G. “William Froude” wilt je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

8. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Het Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” neemt de bescherming van jouw gegevens serieus. De gegevens in de databank worden beveiligd door Genkgo. Het Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” houdt er toezicht op dat dit juist gebeurt, mocht er een lek zijn waar de vereniging van op de hoogte is, is het S.G. “William Froude” verplicht haar leden hiervan op de hoogte te stellen. Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via secretaris@froude.nl.

9. Veranderingen van de Privacy Policy

Het Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” behoudt het recht de Privacy Policy te veranderen op ieder moment zonder dat hier vooraf een melding van wordt gedaan. Significante aanpassingen zullen bij de leden gemeld worden, verder wordt je aangeraden de Privacy Policy op de website regelmatig te bekijken. 

 

 

Privacy Policy Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” – Activiteiten

Commissies
Een aanzienlijk deel van de diensten, aangeboden door het Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude”, wordt verricht door commissies. Om deze aanvullende diensten te leveren is de verwerking van extra persoonsgegevens nodig. De aanvullende diensten zijn onderverdeeld in vijf categorieën:
1. Reizen en excursies
2. Activiteiten
3. Publicaties
4. Carrière
5. Onderwijs

Om gebruik te maken van bovenstaande diensten is toestemming voor verwerking van een aantal specifieke persoonsgegevens nodig. Door het S.G. “William Froude” mogen extra persoonsgegevens enkel gevraagd, verwerkt of gedeeld (aangegeven per onderwerp) worden, mits de gebruiker voldaan heeft aan twee voorwaarden.

  1. Het lid is akkoord gegaan met de algemene Privacy Policy
  2. Het lid heeft zich ingeschreven voor een dienst, die aangegeven heeft te vallen onder een van de vijf dienstcategorieën.

1. Reizen en excursies

Voor een door het Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” georganiseerde reis of excursie kunnen (bovenop de standaardpersoonsgegevens zoals in het algemene deel van de Privacy Policy aangegeven) onderstaande persoonsgegevens gevraagd en verwerkt worden.

Persoonsgegevens

Reden

Identificatie

Paspoort

  • Kopie van paspoort
  • Documentnummer
  • Nationaliteit
  • Achternaam
  • Voornaam
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Geslacht
  • Lengte
  • Datum van afgifte
  • Verloopdatum
  • Paspoortgegevens kunnen verwerkt dan wel gedeeld worden met vervoersdiensten (Bijvoorbeeld: luchtvaartmaatschappijen, touroperators e.d.) ten behoeve van het organiseren van het vervoer voor de reis of excursie
  • Paspoortgegevens kunnen verwerkt dan wel gedeeld worden met accommodaties ten behoeve van het organiseren van accommodatie tijdens de reis of excursie
  • Paspoortgegevens kunnen verwerkt dan wel gedeeld worden met intermediairs (bijvoorbeeld: reisbureaus, ticketsites) ten behoeve van het organiseren van vervoer en accommodatie
  • Paspoortgegevens kunnen verwerkt dan wel gedeeld worden met bedrijven ten behoeve van het bezoeken van een locatie (bijvoorbeeld: kantoor, werf, fabriek)
  • Paspoortgegevens kunnen, in geval van nood, gedeeld worden met derden (bijvoorbeeld: letsel, verlies originele paspoort)

Algemeen

Kledingmaten

  • Kledingmaten kunnen verwerkt worden ten behoeve van passende kledij.

Verzekering

Zorgpas

  • Kopie van zorgpas
  • Achternaam
  • Voornaam
  • Geboortedatum
  • Verzekeraarsnummer
  • Kaartnummer
  • Verloopdatum
  • Verzekeringsgegevens kunnen, in geval van nood, gedeeld worden met derden (bijvoorbeeld: ziekenhuizen bij ziekte of letsel)

Gezondheid

Aandoeningen

  • Allergieën
  • Medicijngebruik
  • Fysieke gesteldheid
  • Allergieën kunnen verwerkt dan wel gedeeld worden met accommodaties en restauratieve voorzieningen.
  • Medicijngebruik en fysieke gesteldheid kunnen gedeeld of verwerkt worden ten behoeve van de veiligheid van de deelnemer

 

Financieel

Bankgegevens

  • IBAN-nummer
  • BIC-nummer
  • Financiële gegevens kunnen verwerkt dan wel gedeeld worden met Exact ten behoeve van het uitvoeren van incasso’s of het herkennen van transacties.

Inschrijving

Deelnamegegevens

  • Motivatiebrief 
  • Inschrijvingsgegevens kunnen verwerkt en gedeeld worden ten behoeve van selectie- en lotingsprocedure

2. Activiteiten

Voor een door het Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” georganiseerde activiteit kunnen (bovenop de standaardpersoonsgegevens zoals in het algemene deel van de Privacy Policy aangegeven) onderstaande persoonsgegevens gevraagd en verwerkt worden.

Persoonsgegevens

Reden

Gezondheid

  • Aandoeningen
  • Allergieën
  • Medicijngebruik
  • Fysieke gesteldheid
  • Allergieën kunnen verwerkt dan wel gedeeld worden met accommodaties en restauratieve voorzieningen.
  • Medicijngebruik en fysieke gesteldheid kunnen verwerkt  worden ten behoeve van de veiligheid van de deelnemer.

Algemeen

  • Kledingmaten
  • Kledingmaten kunnen verwerkt worden ten behoeve van passende kledij.

Financieel

Bankgegevens

  • IBAN-nummer
  • BIC-nummer
  • Financiële gegevens kunnen verwerkt dan wel gedeeld worden met Exact ten behoeve van het uitvoeren van incasso’s of het herkennen van transacties.

3. Publicaties

Voor een door het Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” gemaakte publicatie kunnen (bovenop de standaardpersoonsgegevens zoals in het algemene deel van de privacyverklaring aangegeven) onderstaande persoonsgegevens gevraagd en verwerkt worden.

Persoonsgegevens

Reden

Algemene persoonsgegevens

Namen

  • Achternaam
  • Voornaam
  • Initialen

Woon- en verblijfplaats

  • Land
  • Stad
  • Postcode
  • Toevoeging
  • Huisnummer
  • Straat
  • Algemene persoonsgegevens kunnen verwerkt dan wel gedeeld worden met derden die betrokken zijn het proces van het publiceren (bijvoorbeeld: drukker, verzendbedrijf)

4. Carrière

Voor een door het Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” georganiseerde carrière-activiteit kunnen (bovenop de standaardpersoonsgegevens zoals in het algemene deel van de privacyverklaring aangegeven) onderstaande persoonsgegevens gevraagd en verwerkt worden.

Persoonsgegevens

Reden

Carrière

Carrièregegevens

  • CV
  • Motivatiebrief
  • Carrièregegevens kunnen verwerkt en gedeeld met bedrijven worden ten behoeve van selectie- en lotingsprocedures

 

Studie

Studiegegevens

  • Jaar van inschrijving
  • Studieprogramma
  • Studiegegevens kunnen verwerkt en gedeeld worden ten behoeve van selectie- en lotingsprocedures

 

5. Onderwijs

Voor een door het Scheepsbouwkundig Gezelschap “William Froude” uitgevoerde handeling omtrent het onderwijs kunnen (bovenop de standaardpersoonsgegevens zoals in het algemene deel van de privacyverklaring aangegeven) onderstaande persoonsgegevens gevraagd en verwerkt worden.

Persoonsgegevens

Reden

Studie

Studiegegevens

  • Jaar van inschrijving
  • Studieprogramma
  • Studievoortgang
  • Studiegegevens kunnen verwerkt worden ten behoeve van onderzoek (bijvoorbeeld: enquêtes) naar het onderwijs van de studie Maritieme Techniek, de faculteit 3mE of de Technische Universiteit Delft.